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Bewirtungsbelege

RestaurandGeschäftsessen gehören zum Geschäftsleben dazu und dienen unterschiedlichen Zwecken: bestehende Kontakte pflegen, neue Kontakte aufbauen, Projekte planen und weiterentwickeln, etc. Die Bewirtung sollte dem Anlass entsprechend angemessen sein und der Bewirtungsbeleg muss ausgefüllt werden, nur so kann die Bewirtung teilweise (70 %) von der Steuer abgesetzt werden.

Ein Kassenzettel bzw. eine normale Restaurantrechnung ist kein Bewirtungsbeleg!

Bitte immer einen Bewirtungsbeleg ausstellen lassen! – Um die entstandenen Kosten zu 70 % als Ausgabe abzusetzen, muss der Bewirtungsbeleg richtig ausgefüllt sein und korrekt abgerechnet werden. Die restlichen 30 % der Aufwendungen sind „Privatvergnügen“. Die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer kann zu 100 % abgesetzt werden – sofern alle Formalien eingehalten sind.

Worauf müssen wir besonders achten? – Die Bewirtung muss im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen. Der Anlass des Essens sollte möglichst präzise angegeben werden. Ein privater Anlass sowie die Mitarbeiterbewirtung zählt nicht zu den Bewirtungsaufwendungen.

Welche Anforderungen bestehen an den Bewirtungsbeleg?

Hier unterscheiden wir zwischen einer „normalen“ Rechnung (über 250 Euro) und einer Kleinbetragsrechnung (bis 250 Euro). Bei einer Kleinbetragsrechnung bis zu 250 Euro (incl. Umsatzsteuer) müssen folgende Angaben zwingend enthalten sein:

  • Der Bewirtungsbeleg muss durch eine Registrierkasse maschinell erstellt sein. Handschriftliche Rechnungen oder Quittungen genügen auf keinen Fall.
  • Vollständiger Name und Anschrift der Gaststätte
  • Rechnungsdatum (Belegdatum)
  • Rechnungsbetrag in einer Summe incl. Mehrwertsteuer sowie der anzuwendende Steuersatz
  • Genaue Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke (z.B. „Tagesessen 1“ sowie der jeweiligen Preise. Allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“ genügen nicht.
  • Betrieblicher Anlass der Bewirtung – möglichst genau, allgemeine Angaben wie „Arbeitsgespräch“, Informationsgespräch“ genügen nicht
  • Auflistung der Teilnehmer
  • Unterschrift des Steuerpflichtigen, also des Gastgebers

Bei einem Geschäftsessen mit „normaler“ Rechnung von über 250 Euro incl. Umsatzsteuer müssen weitere Angaben gemacht werden:

  • Name und Anschrift des Bewirtenden, d. h. des Gastgebers
  • Rechnungsempfänger
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuer-Nr. oder Umsatzsteuer-Identifikations-Nr. des Gastwirts
  • Datum der Rechnung und das Leistungsdatum
  • Genaue Aufschlüsselung und Bezeichnung der einzelnen Speisen und Getränke
  • Preise der einzelnen Speisen und Getränke
  • Nettobetrag, der angewendete Steuersatz und der Umsatzsteuerbetrag

Trinkgelder können ebenfalls geltend gemacht. Dieses sollten auf der Rechnung direkt vermerkt sein und vom Empfänger abgezeichnet werden.

Der Bewirtungsbelege sollte sofort geprüft werden, da schon kleine Fehler dazu führen, dass die Kosten der Bewirtung nicht steuerlich absetzbar sind. Notwendige Angaben sollten umgehend ergänzt werden.

Häufigste Gründe für die Ablehnung eines Bewirtungsbelegs durch Steuerprüfer:

  • Fehlende oder unvollständige Angaben auf dem Bewirtungsbeleg
  • Schwammiger Bewirtungsgrund – „Geschäftsessen“ oder „Besprechung“ reicht nicht aus
  • Überhöhte Kosten: Bewirtungskosten müssen immer „angemessen“ sein

Neben den angesprochenen Formalitäten gilt weiterhin, dass die Aufwendungen zeitnah, einzeln und gesondert von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind.

Sonderfall „Mitarbeiterbewirtung“

Die Mitarbeiterbewirtung geschieht aus einem „betrieblichen Anlass“ heraus. Es sind ausschließlich Mitarbeiter der eigenen Firma zugegen und somit sind die Aufwendungen zu 100 % abzugsfähig. Bitte immer darauf achten, dass die Bewirtung der Mitarbeiter in einem Restaurant stattfindet. Bei Mitarbeiterbewirtung zu Hause, gehen die Aufwendungen zu Lasten des Unternehmers („Privatvergnügen“).

 

Ein Kommentar zu Bewirtungsbelege

  1. Besten Dank für die hilfreichen Infos. Man sollte hier wirklich sehr genau arbeiten und alle Daten in dem Beleg korrekt erfassen. Sonst gibt es später eine böse Überraschung. Der obige Leitfaden ist daher sehr zu empfehlen.

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